DI įrankiai buhalterijoje ir finansuose: atitikties gidas

DI buhalterijoje ir finansuose – tai dirbtinio intelekto naudojimas sąskaitų atpažinimui, išlaidų kategorizavimui, mokėjimų prognozavimui, sukčiavimo aptikimui ir finansinių ataskaitų rengimui; mažoje Lietuvos įmonėje jis dažniausiai jau veikia paslėptas pačioje apskaitos programoje arba banko sistemoje. Tai reiškia, kad net jei niekada sąmoningai nepirkote „DI sprendimo", jūsų finansų funkcijoje DI greičiausiai jau dirba – o kartu kyla ir ES DI akto (angl. AI Act) atitikties klausimų. Finansų srityje svarbiausia įvertinti ne tik patį įrankį, bet ir tai, kokie asmens, atlyginimų ar klientų duomenys į jį patenka.

Buhalterija ir finansai yra ypatinga sritis dėl dviejų priežasčių. Pirma, čia tvarkoma daug asmens ir komercinės paslapties duomenų – darbuotojų atlyginimai, klientų sąskaitos, banko išrašai. Antra, klaida finansiniame skaičiavime kainuoja tiesiogiai – tai ne rašybos klaida tekste, o galimai neteisingas PVM ar pamiršta sąskaita. Todėl DI naudojimas apskaitoje reikalauja daugiau atidumo nei, tarkime, įrašo socialiniuose tinkluose generavimas.

Kur DI jau veikia jūsų buhalterijoje, net jei to nepastebite?

Daugelis vadovų mano, kad jų apskaita „be jokio DI". Iš tikrųjų DI funkcijos jau įdiegtos į daugumą šiuolaikinių finansų įrankių. Atlikus inventorizaciją Lietuvos mikroįmonėje, dažniausiai randama nuo 3 iki 10 DI komponentų finansų grandinėje.

Štai kur dažniausiai slypi DI apskaitoje ir finansuose:

Sritis	Kaip pasireiškia DI	Tipinė rizika
Sąskaitų atpažinimas (OCR)	Automatinis pirkimo sąskaitų nuskaitymas ir laukų užpildymas	Klaidingas sumos ar PVM atpažinimas
Išlaidų kategorizavimas	Programa „pati" priskiria sąnaudų sąskaitą	Neteisinga buhalterinė klasifikacija
Pinigų srautų prognozės	DI prognozuoja likvidumą ar vėluojančius mokėjimus	Klaidingas valdymo sprendimas
Sukčiavimo aptikimas	Bankas pažymi įtartinas operacijas	Užblokuotas teisėtas mokėjimas
Pokalbių robotai	„Asistentas" buhalterinėje programoje ar banko programėlėje	Neteisingas patarimas, duomenų nutekėjimas
Bendrieji DI asistentai	„ChatGPT", „Copilot" naudojami ataskaitoms ar formulėms	Konfidencialių duomenų įkėlimas į išorinį įrankį

Pirmas praktinis žingsnis – išvardyti visus šiuos įrankius. Tai geriausia daryti vedant DI įrankių registrą, kuris tampa atskaitos tašku visai tolesnei atitikčiai. Be tokio sąrašo neįmanoma nei įvertinti rizikos, nei apmokyti darbuotojų.

Verta įsidėmėti, kad DI buhalterijoje retai būna „vienas didelis sprendimas". Kur kas dažniau tai dešimtys mažų automatizacijų, įdiegtų į kasdienius įrankius: el. pašto filtras, kuris atpažįsta sąskaitas; banko programėlė, kuri grupuoja išlaidas; skaičiuoklės funkcija, kuri „pasiūlo" formulę. Kiekviena atskirai atrodo nereikšminga, bet kartu jos sudaro realią DI naudojimo apimtį, už kurią įmonė atsakinga pagal ES DI aktą.

Ar buhalterinis DI yra didelės rizikos pagal ES DI aktą?

Daugeliu atvejų – ne. Tipiniai apskaitos DI įrankiai (OCR, kategorizavimas, prognozės vidiniam naudojimui) patenka į minimalios arba ribotos rizikos kategoriją. Tai reiškia, kad jiems netaikomos griežtosios didelės rizikos prievolės, tačiau įmonė vis tiek privalo užtikrinti DI raštingumą ir skaidrų naudojimą.

Tačiau yra svarbi išimtis. ES DI aktas (Reglamentas (ES) 2024/1689) didelės rizikos sistemoms priskiria DI, naudojamą kreditingumo vertinimui ir fizinių asmenų kredito balui nustatyti. Jei jūsų įmonė naudoja DI sprendimą, kuris automatiškai vertina, ar klientui (fiziniam asmeniui) suteikti atidėtą mokėjimą, kreditą ar lizingą, toks įrankis gali būti didelės rizikos – su atitinkamai griežtesnėmis prievolėmis.

Kad teisingai priskirtumėte kiekvieną įrankį, rekomenduojame perskaityti DI akto rizikos kategorijų apžvalgą. Praktinė taisyklė smulkiai įmonei: jei DI tik padeda buhalteriui (atpažįsta, siūlo, prognozuoja), bet galutinį sprendimą priima žmogus, rizika paprastai lieka žema. Rizika kyla tada, kai DI automatiškai priima sprendimą dėl fizinio asmens be žmogaus peržiūros.

Kokia BDAR rizika kyla naudojant DI apskaitoje?

Finansų duomenys beveik visada yra asmens duomenys: darbuotojų atlyginimai, vadovų išmokos, individualią veiklą vykdančių klientų sąskaitos, banko sąskaitų numeriai. Todėl DI naudojimas apskaitoje yra ne tik DI akto, bet ir BDAR klausimas.

Pagrindinės grėsmės smulkiai įmonei:

• Duomenų nutekėjimas per išorinius įrankius. Įkėlus banko išrašą ar atlyginimų lentelę į nemokamą „ChatGPT" versiją, duomenys gali būti panaudoti modelio mokymui. Tai dažna ir pavojinga klaida.
• Tarptautinis perdavimas. Daugelis DI paslaugų duomenis apdoroja už ES ribų. Reikia patikrinti, ar tiekėjas užtikrina teisėtą perdavimo pagrindą.
• Saugojimo terminai. DI įrankis gali saugoti įkeltus dokumentus ilgiau, nei leidžia jūsų duomenų saugojimo politika.

Šios temos – DI ir asmens duomenų sankirta – išsamiai aptariamos straipsnyje DI ir asmens duomenys: BDAR atitiktis. Trumpa praktinė taisyklė: niekada nekelkite identifikuojamų finansinių duomenų į DI įrankius, kurie aiškiai negarantuoja, kad jūsų duomenys nebus naudojami mokymui ir bus tinkamai apsaugoti.

Kaip saugiai naudoti DI įrankius apskaitai: praktinis kontrolinis sąrašas

Saugus DI naudojimas finansuose nereikalauja brangių sprendimų – užtenka disciplinos ir aiškių taisyklių. Štai konkretūs žingsniai mikroįmonei:

1. Inventorizuokite. Surašykite visus finansų funkcijoje veikiančius DI įrankius į registrą – įskaitant „paslėptus" apskaitos programos modulius.
2. Priskirkite rizikos kategoriją. Kiekvienam įrankiui nustatykite, ar jis minimalios, ribotos ar (kreditingumo atveju) didelės rizikos.
3. Nustatykite, ką galima ir ko negalima kelti. Aiškiai apibrėžkite, kad atlyginimų, banko išrašų ir klientų asmens duomenų negalima įkelti į išorinius bendruosius DI įrankius.
4. Palikite žmogų sprendimo cikle. DI siūlo – buhalteris patvirtina. Joks PVM, mokėjimas ar ataskaita neturi būti pateikiamas be žmogaus peržiūros.
5. Tikrinkite tikslumą. DI gali „prasimanyti" skaičius ar formules. Visada palyginkite DI rezultatą su pirminiu dokumentu.
6. Apmokykite darbuotojus. DI raštingumas (4 straipsnis) galioja nuo 2025-02-02 – kiekvienas, naudojantis DI finansuose, turi suprasti jo ribotumus.
7. Pasitikrinkite tiekėją. Įsitikinkite, kad apskaitos programos ar banko DI funkcijos atitinka BDAR ir kad turite reikiamą sutartį.

Šie principai panašūs visoms paslaugų teikiančioms įmonėms – platesnį vaizdą rasite straipsnyje apie tai, kaip ES DI aktas taikomas paslaugų įmonėms.

Ką konkrečiai turi turėti įmonė, naudojanti DI finansuose?

Kad būtų įvykdyti ES DI akto reikalavimai, smulkiai įmonei reikia kelių pagrindinių dokumentų: DI naudojimo politikos, DI įrankių registro, atitikties įrašo pagal 4 straipsnį ir darbuotojų DI vadovo, taip pat DI raštingumo mokymų su žinių patikra. Tai nėra biurokratinis perteklius – būtent šie dokumentai leidžia įrodyti, kad finansų skyriuje DI naudojamas sąmoningai ir kontroliuojamai.

Visą šį dokumentų rinkinį – DI naudojimo politiką, įrankių registrą, atitikties įrašą, darbuotojų DI vadovą ir DI raštingumo mokymus su pažymėjimais – galima parengti automatiškai. nebedirbam.lt tai padaro be teisininkų ir be jokio žmogaus įsikišimo už fiksuotą €290 kainą, pritaikydamas dokumentus jūsų įmonės situacijai. Norintiems pradėti nuo mažiausio žingsnio, prieinami ir nemokami DI raštingumo mokymai, kuriuos verta peržiūrėti visam finansų skyriui.

Dažniausios klaidos naudojant DI buhalterijoje

Iš praktikos su Lietuvos mikroįmonėmis išryškėja kelios pasikartojančios klaidos finansų srityje:

• „Mes DI nenaudojame". Beveik visada netiesa – DI veikia OCR, kategorizavime ir banko sistemose. Pirmas žingsnis – tai pripažinti ir inventorizuoti.
• Aklas pasitikėjimas prognozėmis. Pinigų srautų prognozė yra pagalba, o ne garantija. Sprendimai dėl skolinimosi ar investicijų neturi remtis vien DI.
• Konfidencialių duomenų kėlimas į nemokamus įrankius. Atlyginimų lentelės vieta nėra atviras DI pokalbių langas.
• Mokymų pamiršimas. Įsigyti įrankį, bet neapmokyti buhalterio jį saugiai naudoti – tiesioginis 4 straipsnio pažeidimas.

Norintys pamatyti, kaip ši tema dera su visa atitikties sistema, gali pradėti nuo visų straipsnių sąrašo, kuriame surinkti gidai apie politiką, registrą, mokymus ir rizikos kategorijas.

Išvada: DI finansuose – galimybė su aiškiomis ribomis

DI įrankiai apskaitai ir finansuose smulkiai įmonei suteikia realią naudą – mažiau rankinio darbo, greitesnis sąskaitų tvarkymas, ankstyvas problemų pastebėjimas. Tačiau ši nauda saugi tik tada, kai įmonė žino, kokius įrankius naudoja, teisingai įvertina jų riziką, saugo asmens duomenis pagal BDAR ir palieka galutinį sprendimą žmogui. ES DI aktas šių principų nei draudžia, nei apsunkina – jis tiesiog reikalauja juos užfiksuoti dokumentuose ir užtikrinti darbuotojų DI raštingumą. Mikroįmonei tai pasiekiama be teisininkų ir be didelių sąnaudų, jei pradedama nuo paprasto žingsnio: visų finansų DI įrankių inventorizacijos.